Metadata verbergen voor externe gebruikers

Werk je samen met onderaannemers, leveranciers of andere externe partijen? Dan kun je per metadataveld instellen of het zichtbaar is voor externe gebruikers bij het uploaden of bewerken van documenten.

Geschreven door Rico van der Stelt

1. Veld verbergen voor externe gebruikers

  1. Ga op de organisatie of het project naar Sjablonen

  2. Ga naar Metadata en selecteer je template

  3. Zet de schakelaar Verbergen voor externe gebruikers aan.

  4. Klik op Opslaan en publiceren.

⚠️ Let op: Pas na publiceren is de instelling actief. Zonder publicatie blijft de oude templateversie actief en zien externe gebruikers het veld nog steeds.

💡 Tip: De instelling is omkeerbaar. Zet de schakelaar weer uit en publiceer opnieuw om het veld weer voor iedereen zichtbaar te maken.

⚠️ Let op: Standaard metadatavelden zoals Naam en Versie kunnen niet worden verborgen. De schakelaar wordt daar niet weergegeven.

2. Wat zien gebruikers bij het uploaden?

Interne gebruiker

Externe gebruiker

Verborgen veld

Zichtbaar als kolom

Niet zichtbaar

Waarde invullen

Ja

Nee, ook niet via bulk invullen

Veld is verplicht

Ja

Nee

Niet-verborgen velden

Zichtbaar en invulbaar

Zichtbaar en invulbaar

💡 Tip: De combinatie verplicht velden én verborgen, Externe gebruikers lopen niet vast op een veld dat ze niet kunnen zien.

⚠️ Let op: De verborgen metadata-velden blijven zichtbaar in het documenten overzicht